Slon6.at — внедрение электронного документооборота для компаний Москвы
Slon6.at переводит московские компании и ИП на ЭДО: подбираем оператора, настраиваем обмен прямо в 1С, помогаем выпустить подписи и доверенности сотрудникам, подключаем контрагентов через роуминг и учим бухгалтерию работать без бумаги.
- 1С-ЭДО, Диадок, СБИС, Такском
- УПД, акты, счета-фактуры, КЭДО
- Час специалиста от 2 900 ₽
Заявка на внедрение ЭДО
Оставьте имя и телефон. В комментарии можно указать, какая у вас 1С, сколько юрлиц и с каким оператором работают основные контрагенты.
Что будет после отправки:
- Специалист позвонит по указанному номеру.
- Уточнит программу учёта, объём документов и сроки.
- Предложит состав работ и оценку стоимости до начала работ.
Обязан ли ваш бизнес переходить на ЭДО
Для большинства компаний электронный документооборот с контрагентами остаётся добровольным. Но есть ситуации, где без него работа просто останавливается: товар нельзя принять или продать, а документ о приёмке нельзя подписать. Проверьте себя по таблице.
| Ваша ситуация | ЭДО | Почему |
|---|---|---|
| Продаёте или покупаете маркированный товар | Обязателен | Передача и приёмка товара в системе «Честный знак» проходят по электронным УПД через оператора ЭДО. |
| Поставляете по госконтрактам (44-ФЗ) | Обязателен | Документ о приёмке формируется и подписывается электронно в ЕИС. |
| Много поставщиков и покупателей, сотни актов в месяц | Выгоден | Не нужно печатать, отправлять курьером и искать оригиналы к отчётности. |
| Сотрудники работают удалённо или в разных офисах | Выгоден | Кадровые документы подписываются без визитов в офис, если сотрудник дал согласие. |
| Пара документов в месяц, контрагенты на бумаге | По желанию | Начать можно с приёма входящих документов, это у большинства операторов бесплатно. |
Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные с подписью и печатью. ФНС принимает их при проверках без распечаток.
Цены Slon6.at на внедрение ЭДО в Москве
Работы оплачиваются по фактическим часам специалиста, объём часов согласуем до старта. Тарифы оператора ЭДО и выпуск подписей оплачиваются отдельно напрямую поставщикам.
| Работа | Что входит | Стоимость |
|---|---|---|
| Удалённая настройка ЭДО в 1С | Регистрация у оператора, профиль настроек, проверка отправки и приёма, сопоставление номенклатуры | от 2 900 ₽/час |
| Работа специалиста с выездом | Установка средств подписи на рабочие места, настройка и обучение в вашем офисе | 4 950 ₽/час |
| Пакет от 20 часов | Предоплаченные часы на поэтапное внедрение и сопровождение после запуска | 4 500 ₽/час |
| Проектные работы | Нетиповые конфигурации, несколько юрлиц, маршруты согласования, интеграция с ERP | 5 950 ₽/час |
| Типовое внедрение 1С:Документооборот | Основные блоки системы внутреннего документооборота с подключением ЭДО | от 125 800 ₽ |
Что ещё влияет на итоговую сумму
Главный фактор — состояние учётной базы. Если 1С обновлена и справочник контрагентов заполнен с ИНН и КПП, подключение занимает считанные часы. Устаревший релиз, дубли контрагентов и несколько баз добавляют работу до запуска.
Второй фактор — число подписантов и юрлиц. На каждого сотрудника, который подписывает документы, нужна своя подпись и доверенность, а на каждое юрлицо — отдельная учётная запись у оператора.
Ориентиры по тарифам операторов
1С-ЭДО: подключение бесплатное, отправка комплекта по годовым тарифам от 2,10 до 10,50 ₽, сверх льготного пакета около 10 ₽ за комплект.
Контур.Диадок: годовые пакеты от 2 950 ₽ до 55 500 ₽ в зависимости от объёма.
Входящие документы у большинства операторов бесплатны.
Как проходит переход на электронный документооборот
Внедрение идёт по шагам, и на каждом понятно, кто что делает. Ваша часть работы — в правой колонке: без неё специалист не сможет закончить этап.
| Этап | Что делает специалист | Что нужно от вас |
|---|---|---|
| 1. Обследование | Проверяет версию 1С, справочники, объём и виды документов, выясняет, через каких операторов работают ключевые контрагенты | Доступ к базе, список основных партнёров |
| 2. Выбор оператора | Сравнивает тарифы под ваш объём и интеграцию с вашей программой | Решение по оператору |
| 3. Подписи и доверенности | Подсказывает, где выпустить подписи, готовит и регистрирует МЧД для сотрудников | Визит руководителя в удостоверяющий центр ФНС или у доверенного лица |
| 4. Настройка обмена | Подключает оператора к 1С, настраивает профили и правила загрузки, делает тестовую отправку | Рабочее место с установленной подписью |
| 5. Роуминг и контрагенты | Рассылает приглашения, разбирает отказы, настраивает роуминг между операторами | Согласование с партнёрами даты перехода |
| 6. Обучение и запуск | Показывает бухгалтерии и складу, как отправлять, подписывать, отклонять и исправлять документы | Время сотрудников на обучение |
Какого оператора ЭДО выбрать
Оператор — это компания, через которую документы уходят контрагенту и где фиксируется факт отправки и получения. Выбирать стоит не по самому низкому тарифу, а по тому, где работает учёт и сколько документов вы отправляете.
| Оператор | Работа с 1С | Кому обычно подходит |
|---|---|---|
| 1С-ЭДО | Встроен в типовые конфигурации, отдельный модуль не нужен | Компаниям, которые ведут весь учёт в 1С и отправляют небольшой или средний объём документов |
| Контур.Диадок | Через модуль для 1С или в веб-интерфейсе | Тем, у кого много контрагентов уже работают в Диадоке, и при больших объёмах отправки |
| СБИС | Через модуль интеграции с 1С | Тем, кто уже сдаёт отчётность через СБИС и хочет держать всё в одном кабинете |
| Такском, Калуга-Астрал | Через модули или веб-кабинет | Компаниям, чьи крупные покупатели требуют конкретного оператора |
Обмен между разными операторами идёт через роуминг, поэтому выбор оператора не ограничивает круг контрагентов. Но документы через роуминг иногда доходят с задержкой, и при ежедневных отгрузках крупному покупателю удобнее работать с ним у одного оператора.
ЭДО в Москве: что учесть при переходе
В Москве крупные сети, дистрибьюторы и федеральные поставщики давно работают только с электронными УПД, и многие прописывают конкретного оператора в договоре поставки. Поэтому до выбора оператора стоит собрать список ваших главных покупателей и поставщиков и узнать, где они принимают документы.
Подпись руководителя организации или ИП выдаёт удостоверяющий центр ФНС. В Москве её получают лично в налоговой инспекции или у доверенных лиц ФНС, заранее записавшись и взяв с собой паспорт, СНИЛС и сертифицированный токен. Очереди к началу квартала растут, так что этот шаг лучше сделать в первую очередь.
Если у компании есть склады или обособленные подразделения в Московской области, для каждого места, где подписывают документы о приёмке, нужен свой сотрудник с подписью и доверенностью. Это стоит заложить в план заранее, чтобы машины на складе не ждали подписанта из центрального офиса.
Чек-лист для московской компании
- Узнать операторов десяти главных контрагентов
- Записать руководителя в УЦ ФНС за подписью
- Определить подписантов на складах в области
- Обновить 1С до актуального релиза
- Выбрать дату перехода не в конце квартала
Типичные ошибки при переходе и как их избежать
| Ошибка | К чему приводит | Как избежать |
|---|---|---|
| Сотрудник подписывает подписью руководителя | Подпись считается выданной другому лицу, документы можно оспорить | Выпустить сотруднику свою подпись и МЧД с нужными полномочиями |
| Доверенность не зарегистрирована или истекла | Контрагент или ФНС не может проверить полномочия подписанта | Вести реестр доверенностей и сроков их действия |
| Не сопоставлена номенклатура поставщика | Входящие УПД не загружаются в 1С автоматически, их разносят руками | Настроить сопоставление при первых поступлениях |
| Переход в последний день квартала | Часть документов уходит на бумаге, часть электронно, сверка затягивается | Начинать в начале месяца и согласовать дату с контрагентами |
| Исправления оформляют новым документом вместо корректировочного | Расхождения в книгах покупок и продаж | Использовать исправительные и корректировочные УПД |
Что подготовить до старта
Чем точнее собраны исходные данные, тем меньше оплачиваемых часов уйдёт на внедрение. Большую часть списка бухгалтер закрывает за день.
- Название и версия вашей 1С или другой учётной программы
- Сколько исходящих документов в месяц отправляете
- Список сотрудников, которые будут подписывать документы
- Наличие маркированных товаров и регистрации в «Честном знаке»
- Нужен ли перевод кадровых документов в электронный вид
Бумага или ЭДО: сравнение по одному документу
| Шаг | Бумага | ЭДО |
|---|---|---|
| Отправка | Курьер или почта | Из 1С за минуты |
| Подпись | Ждать возврата экземпляра | Статус виден сразу |
| Ввод в учёт | Вручную | Загрузка из УПД |
| Хранение | Архив и папки | У оператора и в базе |
Вопросы о внедрении ЭДО в Москве
У нас 1С. Нужно ли покупать отдельную программу для ЭДО?
Чаще всего нет. В типовые конфигурации 1С встроен модуль 1С-ЭДО, а Контур.Диадок и СБИС подключаются к 1С через свои модули обмена. Отдельная программа нужна, если учёт ведётся вне 1С или документы надо согласовывать по сложным маршрутам.
Как обмениваться документами с контрагентом, у которого другой оператор?
Через роуминг: операторы передают документы друг другу, и юридическая сила при этом не меняется. Между крупными операторами роуминг обычно бесплатный, его включают отправкой приглашения контрагенту. Если приглашение не проходит, проблему решает обращение к обоим операторам с идентификаторами участников ЭДО.
Чья электронная подпись нужна для ЭДО?
Руководитель подписывает документы квалифицированной подписью юрлица или ИП, её выдаёт удостоверяющий центр ФНС. Бухгалтеры, кладовщики и другие сотрудники подписывают своей квалифицированной подписью физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД), которую выпускает руководитель.
Сколько времени занимает внедрение ЭДО?
Подключение оператора к типовой 1С и первые отправки обычно укладываются в несколько рабочих дней, если подписи уже выпущены. Дольше идут проекты с нетиповой конфигурацией, несколькими юрлицами и маршрутами согласования: там срок считают после обследования. Ещё время уходит на перевод контрагентов, поэтому старт лучше планировать с запасом до начала отчётного периода.
Можно ли после перехода не хранить бумажные документы?
Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, равнозначны бумажным с собственноручной подписью, налоговая принимает их в электронном виде. Хранить их нужно в электронном виде вместе с подписями и квитанциями оператора, в те же сроки, что и бумажные. Печатать и подшивать копии не требуется.
Можно ли перевести на ЭДО кадровые документы?
Да, кадровый электронный документооборот разрешён Трудовым кодексом. Работодатель утверждает локальный акт о КЭДО, а каждый сотрудник даёт письменное согласие: принуждать к переходу нельзя. Подписывать документы работники могут через Госуслуги или в выбранной кадровой системе.
Slon6 at, Slon6at — это вы?
Да, так название часто пишут в поиске и в переписке. Правильное написание — Slon6.at, сайт компании — oslna6at.ru. Заявку на внедрение ЭДО можно оставить в форме на этой странице.
Как связаться с Slon6.at в Москве
Обращения по внедрению ЭДО принимаем через форму заявки: укажите имя и телефон, и специалист перезвонит, чтобы обсудить вашу задачу. Работаем с компаниями и предпринимателями Москвы.
Сайт: oslna6at.ru